おはようございます。今日はバレンタインデーですね!気づいたらっていう感じで、どんどん日にちが過ぎていきます。

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今月から「できない理由をあげるのではなく、一緒にできる方法を考えます」ということで、スタートしています。

このテーマはすごく簡単で、でも、すごく難しいなと感じました。最初の5分だけお話しさせていただきたいのが、自分のなかでは結構大きな出来事で、「できない理由をあげるのではなく、一緒にできる方法を考えます」の事例だと思うことをお話します。


働き方改革について

働き方改革が、この4月からは中小企業も対象に始まります。昨年から残業時間については推し進めているんですけれど、たとえば「残業時間ゼロで仕事を回すように!」って言っても、なかなかできないと思うんですね。今日はそれを一緒にできる方法を考えるという時間にできればなと思います。

自分の事例として、働き方に対して取り組んだのが、Aさんが営業所の所長だったとき、残業が日常化していました。それを、どうにかしなきゃとトライしていたものの、暇になると早く帰れる、忙しくなると遅くなる。ということがずっと続いていたんです。それを何とかしようよ、といって取り組んだのが、まず仕事を分けましょうということでした。

外注できる部分は外注していこうということで、お客様にも了承をいただいて、運送業者さんに週に1回来てもらい、納品してもらう。そのため営業所では、納品準備を水曜日までに実施すると決めてやっています。

それも当初は、外注に振るなんてお客様からOKもらえないだろう、と抵抗もあったんですけど、いざやってみるとうまくいきました。一緒にできる方法を考えられた一つの事例かなと。

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もう一つが、実はこれからの話になるんですけれど、先日アシスタントの方が相談に来ました。他の課が忙しいとき、自分の課は忙しくなかったりするということがあるなかで、アシスタントの方がいろんな仕事を手伝える仕組みを作れないですかね?っていう内容でした。

今までの常識からいうと、「まぁ仕事が無いんだからしょうがないよね」で、たぶん終わってたと思うんです。でも、それをどうにかしようと一緒に考えてくれて、取り組んでくれてるっていうことが、「できる方法を一緒に考える」ということなんじゃないかな、と思っています。

皆さんの中でも今までの取組みのなかで、お客様やメーカーさんと三栄商事で考えたことや、課内で考えたことで取り組んだことがあると思います。もしくは、「こういうことやったらいいな」と思ってるけど、できてないこともたくさんあるんじゃないのかなと。

そういうことをシェアしていただくことで、どんな取組みを皆がしたいのかな、っていうのがわかったり、こういうことやっていこう、というヒントになるんじゃないかなと思うので、各グループで働き方改革について「できない理由をあげるのではなく、一緒にできる方法を考えます」ということを話していただきたいなと思います。

できるだけ皆さんがお話しできるような環境を作ってもらいたいと思うので、よろしくお願いします。

話し合いタイム

■グループ1
Aさん:営業所の改善をした時の細かい話、誰が納品準備をするかとか、どこに商品を置けばいいのかとか、一回棚卸しができたのはすごく大きかった。こんなことをやっていたんだと気付かされることもありました。

社長:無駄なことも多かったんですね。

Aさんだから今でも応用して、成功したり失敗したり時間かかったものは、常に棚卸しをやって、こういうことだったんだな、と確認することが習慣づいたのはメリットがあったのかなと。一つ一つを自分でやらずに、皆でシェアしていく。それぞれ得手不得手があるので、得意な人がやっていければ、ますます時間が短縮され、成果も早いのかなと感じました。

社長:Bさんが所長のときも結構遅い時間までやっていましたよね?

Bさん本当に遅かった。当時は一日24時間あるぞって言われているなかで、いろいろ仕事を急かされてやっていました。メーカーさんも夜中まで一緒に対応してくれたこともありました。

そんななかで、当時は見積りを書くにしても、手が腱鞘炎になるんじゃないかってくらい書いていたんです。MS-DOSでワープロが打てるようになって、それで見積もり作成時間も短縮できるようになりました。

社長:一個一個ですね。

Bさん5インチフロッピーの時代の話です。営業所も時代とともに商材がかさばるものに変わっていった。営業所の倉庫がいっぱいになってしまって、これはいかんと棚を買って、置くものもここにこれを置くと決めて、それで納品準備作業もある程度短縮できるようになりました。

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■グループ2
Cさんあるメーカーさんは業務時間を超えて対応してしまうと、その方がペナルティになってしまうという話を聞いた。そこまで会社が厳しくやると、周りのお客様も納得せざるを得ないのかもしれない。

社長:だったらX社は面倒だからY社にしようとはならないのかな?営業としては怖いところなんだよね、正しいことをやっているから間違ってはいないんだけど。

Cさんならないのではないでしょうか。でも、その影響で見積りが出るのはちょっと遅いと思います。設計さんも皆帰ってしまうので、1-2週間で見積りが出るかなってものも、3-4週間かかるものもあります。ただ、会社としてこうだから、と言われちゃうと諦めるしかないですね。

社長:そこがすごく悩みどこだなと。三栄商事としてはそういうことやりたいなと思うんだけど、「他の商社だったらやってくれるよ」と言われた場合に、どうしていくべきか。それをどうにかしなければいけない時代だと考えています。

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■グループ3
Dさん経理業務で、データを出力できるようになったのでチェックは簡単にできるようになった。でも請求書は紙ベースなので、そこは自分で一枚一枚見ないといけない。

社長:そこに対してトライしようと思っているのがRPAです。たとえば、伝票の定型を取り込んでおいて、ここに何が書いてあるかっていうのを覚えこませるんです。スキャンしたら勝手にコンピュータが読み取ってチェックしてくれる。形式が決まっているんで、覚えこませることで、自動でいろいろとできるんじゃないかと。

Eさん私たちの仕事がなくなっちゃいますね!笑

社長:他のことでやれることを考えていくっていうことがいいかな。作業の部分をそういうものに移して、それぞれの得意な部分をもう少し絡めていけないかなって。今までとは違う形の働き方を考えていけるといいなと思います。

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■グループ4
Fさん働き方改革にしても何にしてもそうだけど、できないって自分が思っているからできないだけで、できると思っていれば、工夫して意識付けなり、行動を変えて、できるようになる。というシンプルなものなんじゃないかなと思います。そのために周りの力も借りないといけないですが。

社長:言うのはシンプルだけど、それをできると思い込むことが結構大変だと思うよ。

Fさんできないと思っているとできなくて、できるって思っていればできる可能性があるので、できないことをどうやったらできるかなって、考えることが重要なんじゃないかなって思います。成功体験した人に聞いてみて、こうやってやればできるんじゃないって言われたら、できる気になってくることもあります。

社長:できたことを、ちゃんと他人が分析してあげて広めてあげるのも大事かなと思う。結構自分ができたことって気づいていないことが多いので。何ができているかを伝えてあげれば、本人は余計にわかるんじゃないかなって思う。

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■営業所1
Gさん向かう方面が一緒だった場合は、自分の担当じゃないお客様でも代わりに納品に行くようにしています。

社長:事前にスケジュールを共有しておいて、協力し合えることは協力して時間を短縮させているってことですね。他にありましたか?

Gさん個人個人でやっていたものを見直そうと、見積りや注文などお互いでお願いし合って、自分の仕事じゃなくてもやれるときにやる。ということをしています。

社長:仕事のシェアリングですよね。


■営業所2
Hさん働き方改革とは関係ないんですけれど、ある製品を今日中にほしいと言われて、製作品なので無理だと思ったのですが、メーカーさんと協力して取り急ぎ貸出品をお客様に使ってもらって、製品納入までなんとか対応することができました。

社長:できないというのではなく、メーカーさんと考えて動いたってことだね。


■営業所3
Iさんアシスタントの方にお願いできることは全部やってもらっています。

社長:それにより営業は早く帰れるようになって、アシスタントも手が空くことがなくなったってことだよね。

Iさんそうですね、帰っても事務処理があまり溜まってないです。

社長:帰ると事務処理が全部終わっている状態ってことですね。

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おわりに

次回は2月28日にわくわく教室をやりますが、その時には提案営業や営業についてのことをやってみたいな、と思っています。

トラブルがあってどうしようもないことをメーカーさんとお客様と一緒になって提案したとか、そういう事例をシェアすることで、提案営業の事例に繋がっていくんじゃないかなと思うので、考えおいてください。

例えばアシスタントの方なら、「アシスタントと営業が協力することで解決したこと」でいいのかなと思います。自分でも一度考えてみますが、皆さんも頭の片隅で考えながら2週間過ごしてもらえればと思います。

以上です。ありがとうございました。

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